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課程介紹

想成為上司的得力助手，卻不知如何才能做得優(yōu)秀？看著上司每日繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知如何下手？面對(duì)上司，卻不知自己在他心目中的價(jià)值是多少？輔助上司的工作，很多時(shí)候不知道如何去行使“權(quán)力”？遇到跨部門(mén)的溝通、協(xié)調(diào)問(wèn)題，總是困難重重？整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒(méi)有功勞，如何讓行政管理工作更有效率？想快速提升行政管理能力，卻苦于沒(méi)有專(zhuān)項(xiàng)的培訓(xùn)課程？為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過(guò)一天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理人員的認(rèn)知水平和實(shí)操能力。

培訓(xùn)受眾：

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位總經(jīng)理秘書(shū)、助理、行政從業(yè)人員，以及所有需要提升行政辦公技能的其他部門(mén)職員等

課程收益：

1.明確行政管理必須掌握的各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)

2.提升公文寫(xiě)作方法與技巧

3.策劃和組織大型會(huì)議與活動(dòng)

4.更有效益地進(jìn)行時(shí)間管理

5.了解不同風(fēng)格的溝通方式，提升高效溝通技巧，提高關(guān)系協(xié)調(diào)能力

6.正確管理情緒與排解壓力

課程大綱：

第一講：行政統(tǒng)籌管理的定位

一、什么是行政？

二、行政的5大職能

三、行政管理工作的特點(diǎn) — 協(xié)與調(diào)的藝術(shù)

四、重新認(rèn)識(shí)行政管理工作內(nèi)容

五、基層、中層、高層行政管理工作的重點(diǎn)

第二講：行政統(tǒng)籌綜合管理

一、辦公室管理制度的建立與推行

1.大型企業(yè)和中小型企業(yè)辦公室管理制度的區(qū)別

2.如何制定具體的管理制度：5大要素

案例：《固定資產(chǎn)管理制度》

二、辦公室環(huán)境管理

1.辦公環(huán)境要素：綠化、空氣、光線(xiàn)、安全、設(shè)備、聲音、色調(diào)

2.5S管理

互動(dòng)：現(xiàn)場(chǎng)5S管理

3.辦公室布置原則：規(guī)范與美觀(guān)的平衡

案例：《這樣的辦公室，能做得更好些嗎？》

三、辦公文檔、辦公設(shè)施與日常用品的管理

1.不同文檔的具體管理方法：信件、文書(shū)、電子文檔、名片等

2.辦公設(shè)備和公共設(shè)施的日常管理

3.文具等辦公用品的采購(gòu)和預(yù)算

4.固定資產(chǎn)管理

四、后勤崗位員工管理

難有亮點(diǎn)卻容易有紕漏的工作節(jié)點(diǎn)：前臺(tái)、車(chē)輛、食堂、保安、清潔、醫(yī)務(wù)、雜志

五、公共關(guān)系管理

1.如何與媒體共舞：自媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體下的新變化

2.如何與政府溝通：八項(xiàng)規(guī)定和六項(xiàng)禁令后

3.面對(duì)突發(fā)公關(guān)事件的軟處理與硬處理

第三講：企業(yè)實(shí)用公文寫(xiě)作

一、公文寫(xiě)作概述

1.公文的類(lèi)別和行文關(guān)系

2.公文寫(xiě)作四大原則

3.公文寫(xiě)作六大步驟

1）制定行動(dòng)目標(biāo)：主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)

2）決定正式程度：公文正式程度由什么來(lái)體現(xiàn)？

3）設(shè)定總體風(fēng)格：公文的游說(shuō)矩陣

4）選擇層次結(jié)構(gòu)：連貫式、并列式、分析問(wèn)題式等

5）列出大綱：提綱法和輻射法

6）撰寫(xiě)初稿

4.公文寫(xiě)作的規(guī)范：格式、時(shí)間、空間、職務(wù)、數(shù)字、層次及計(jì)量單位等

案例：《常見(jiàn)錯(cuò)誤解析》

二、企業(yè)常用公文的寫(xiě)作

8類(lèi)不同公文的性質(zhì)和作用

1）通知：《國(guó)務(wù)院通知》

2）請(qǐng)示與報(bào)告：相同與不同之處

3）批復(fù)：具體的答復(fù)意見(jiàn)

4）函：邀請(qǐng)函、感謝函、復(fù)函等

5）會(huì)議紀(jì)要：詳細(xì)與摘要式記錄

6）工作總結(jié)：《外商協(xié)會(huì)工作總結(jié)》的巧妙之處

7）工作計(jì)劃：目標(biāo)的重要性

8）演講稿：開(kāi)頭、主體和結(jié)尾

第四講：有效的會(huì)議/活動(dòng)管理

一、導(dǎo)致會(huì)議低效的原因

1.企業(yè)會(huì)議常見(jiàn)的問(wèn)題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無(wú)果

2.原因如下：認(rèn)識(shí)不到，重視不夠，準(zhǔn)備不足，組織不好，技巧不佳，落實(shí)不力

二、高效會(huì)議前的準(zhǔn)備工作

1.是否需要開(kāi)會(huì)？

案例：生產(chǎn)車(chē)間著火了要開(kāi)什么會(huì)？

2.準(zhǔn)備工作的重要性

1）會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H

2）會(huì)議準(zhǔn)備內(nèi)容核對(duì)單

3）會(huì)場(chǎng)布置的準(zhǔn)備

4）主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作

三、成功會(huì)議中的五大策略

1.如何做開(kāi)場(chǎng)白

情景模擬：主持人的開(kāi)場(chǎng)白

2.如何分配發(fā)言時(shí)間

3.如何掌握議事進(jìn)度

4.如何達(dá)成會(huì)議決策

1）彼德·德魯克決策法

2）4種群體決策：權(quán)威、少數(shù)服從多數(shù)、共識(shí)、無(wú)異議

3）4種團(tuán)隊(duì)決策法

案例分析：《工藝重組的討論會(huì)》

5.如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議

四、如何成為優(yōu)秀的會(huì)議主持人

1.把控好會(huì)議的三個(gè)階段

1）開(kāi)始階段 – 熱身

2）進(jìn)行階段 – 熱炒

3）收尾階段 – 熱心

2.如何應(yīng)對(duì)會(huì)議中發(fā)生的意外

五、會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)

1.會(huì)議記錄者的功能和勝任條件

2.對(duì)會(huì)議記錄的建議和歸檔

3.如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)

4.自我評(píng)定

5.如何提高下次會(huì)議質(zhì)量

第五講：時(shí)間管理與行政管理

測(cè)試：你對(duì)時(shí)間的掌控程度

一、如何理解時(shí)間？

二、時(shí)間的四大特性

三、4代時(shí)間管理理論

四、時(shí)間管理的本質(zhì)是—自我管理！

五、時(shí)間殺手在哪里

案例：《任經(jīng)理為什么時(shí)間不夠用？》

六、時(shí)間管理的原則

1.帕累托原則（80.20法則）

2.優(yōu)先矩陣原則

3.優(yōu)先矩陣的陷阱與時(shí)間分配

七、行政管理中，對(duì)效益而言，效能、效率和勤懇哪個(gè)更重要？

1.關(guān)注效能，要事第一

2.關(guān)注效率，一次做對(duì)

3.關(guān)注勤懇，目標(biāo)牽引

八、時(shí)間管理的具體實(shí)施

1.設(shè)定事項(xiàng)清單（設(shè)定目標(biāo)）

2.排定優(yōu)先順序（來(lái)源于長(zhǎng)期目標(biāo)?。?/p>

3.時(shí)間安排（再次設(shè)定完成期限）

4.具體實(shí)施（提高效率）

5.效果檢視（每晚回顧）

練習(xí)：下周的行政工作安排

第六講：行政工作中的溝通技巧

一、DISC溝通風(fēng)格及其優(yōu)勢(shì)和局限

診斷測(cè)試：我是哪種溝通風(fēng)格？

1.DISC之D型：駕馭型/老虎型

2.DISC之I型：表達(dá)型/孔雀型

3.DISC之S型：親和型/考拉型

4.DISC之C型：分析型/貓頭鷹型

案例：《在期限內(nèi)發(fā)送重要文件》

二、分析及總結(jié)四種風(fēng)格溝通策略

小組討論：如何與不同風(fēng)格的人溝通

第七講：情緒與壓力管理

一、如何處理工作上的負(fù)面情緒

1.憤怒管理的秘訣

2.如何管理壓力

二、遇到挫折，如何自我激勵(lì)

1.如何建立樂(lè)觀(guān)思維

情景練習(xí)：樂(lè)觀(guān)三部曲

2.心情愉快的行政人員帶來(lái)高效團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)

王老師

行政管理訓(xùn)練專(zhuān)家，福建省禮儀協(xié)會(huì)理事，DISC認(rèn)證講師/測(cè)評(píng)師，廈門(mén)人才中心特約講師，廈門(mén)大學(xué)特聘講師，中國(guó)女性形象工程特邀禮儀專(zhuān)家，廈門(mén)海峽導(dǎo)報(bào)《商務(wù)禮儀》專(zhuān)欄作者，16年知名跨國(guó)企業(yè)員工管理與培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，廈門(mén)大學(xué)外文系英語(yǔ)專(zhuān)業(yè)學(xué)士（能雙語(yǔ)授課）。曾任柯達(dá)(中國(guó)) 行政主任、采購(gòu)經(jīng)理、內(nèi)訓(xùn)講師、總經(jīng)理秘書(shū)，林德(中國(guó)) 總裁辦公室主任等。

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